Tres tips para hacer de las charlas o capacitaciones virtuales más productivas
- El mundo cambió desde la llegada del Covid-19 y más en la actualidad con más de 13 millones de chilenos confinados. Esta realidad modifico la forma de realizar los talleres o charlas comenzando a nacer nuevos retos: ¿Cómo hago para ganarme la completa atención de mis oyentes? ¿Qué hago para que cuando realice una pregunta, las personas participen y no se queden en silencio? ¿Cómo les enseño la parte práctica sin estar de manera física?
Transforme, empresa especializada en innovación empresarial contando a la fecha con más de 100 clientes corporativos en más de 20 industrias. Sobre 40.000 colaboradores de estas empresas en Latinoamérica han aportado más de 19.000 ideas innovadoras, logrando concretar más de 1.000 proyectos en los últimos años entrega una completa guía de cómo lleva a cabo esta tarea de manera exitosa.
Para lograr mantener la concentración, el secreto se encuentra en la duración de esta. “Una charla TED tiene una duración aproximada de 18 minutos, que mediante estudios de neurociencia probaron que era el tiempo suficiente para un speaker de desarrollar su idea y lo suficientemente corto para que los oyentes lo puedan procesar y entender con claridad. De la mano con las charlas TED existen diversas hipótesis que plantean que el tiempo promedio de atención sostenido de una persona es de 15 a 20 minutos aproximadamente. Y efectivamente es un comportamiento que hemos podido evidenciar al dictar talleres, si permanecemos por un tiempo muy extendido explicando una misma temática de manera lineal, las personas empiezan a perder la atención” comenta Claudia Franco, Consultora de Transforme.
Por lo tanto, aseguran que, si se va a realizar una capacitación de una hora o más esta debe separar el contenido en bloques de 20 minutos y aprovechar el final de cada bloque para hacer una reflexión o conclusión del contenido, un breve resumen o hacer un pequeño break y luego abordar un nuevo tópico o llamado a la acción.
El segundo consejo va enfocado en cómo fomentar la participación y evitar un momentos de silencio “¿A quién no le ha pasado que de repente en un taller virtual, les haces una pregunta a los oyentes para que participen y nadie responde? A ese momento, lo hemos denominado el momento mute, aquel momento en que la mayoría de las cámaras están apagadas y los micrófonos silenciados” comenta Franco
Un primer paso para evitar un momento de silencio es indicar al inicio de cada sesión como reglamentación general, que las cámaras se mantengan prendidas y que habrá un espacio de discusión donde todos deberán prender sus micrófonos. Sin embargo, aún con cámaras y micrófonos encendidos podemos tener un momento
Además, una herramienta de ayuda para evitar momentos mute y fomentar la participación en talleres o charlas virtuales apóyense de herramientas digitales que promuevan la interacción con su audiencia como Mentimeter. Esta es una herramienta online para hacer participar e interactuar a los espectadores. “La aplicación permite lanzar diferentes formatos de participación para el público como registrar ideas u opiniones, responder encuestas, realizar concursos y todo a través de los teléfonos móviles o pc´s de cada uno. Lo más llamativo es que al final los resultados se pueden ver en la pantalla en tiempo real y a partir de ello el expositor podrá hacer el análisis correspondiente o dictar sus conclusiones de los resultados. La imagen a continuación muestra cómo se podrían visualizar las respuestas a una pregunta. El tamaño de la palabra indica si el concepto se ha repetido más veces entre los participantes como en este ejemplo la palabra calidad” comenta la consultora
Para poder realizar actividades grupales y prácticas existen dos de las plataformas Zoom y Microsoft Teams. Ambas herramientas te permiten separar a los asistentes en distintos grupos con llamadas individuales y uno como facilitador, puede desplazarse entre todos los grupos para monitorear sus avances. Por otro lado, asegura, que otra excelente plataforma colaborativa para que los asistentes puedan trabajar en conjunto en tiempo real es Miro. “Esta plataforma es una pizarra colaborativa en línea que permite a los equipos trabajar en conjunto ya sea haciendo lluvia de ideas, completando diferentes canvas, realizando flujos de trabajo y todo a través de notas adhesivas digitales muy fáciles de usar. Por ello la combinación perfecta será la división por grupos en diferentes llamadas a través de Zoom o Teams y Miro de manera simultánea como lienzo de trabajo colaborativo” Finaliza Claudia Franco.
10 recomendaciones generales
Para finalizar Transforme realiza una lista de recomendaciones generales, que harán que los talleres sean exitosos.
1) Presentarse antes de iniciar el taller de manera cercana y contando un dato personal. Esto generará empatía inmediata con la audiencia.
2) Empezar el taller con un enganche que llame la atención de la audiencia. Puede ser desde una actividad rompehielos o hasta comenzar con material audiovisual atractivo.
3) Tener una lámina explicativa con las reglas de la sesión.
4) Tener una agenda detallada de lo que se revisará en la sesión y cumplir con los tiempos establecidos.
5) Que el taller no se vuelva un monólogo. Fomentar la interacción con la audiencia y construir un aprendizaje colectivo.
6) Incorporar elementos lúdicos para mantener activa la atención de los oyentes.
7) Incorporar un tiempo para coffee break. En muchos casos genera un buen ambiente que todos compartan por la cámara su taza o lo que están bebiendo para romper el hielo.
8) Dejar un espacio al final para dudas o comentarios.
9) Finalizar siempre con un agradecimiento y una frase atractiva.
10) Enviar una encuesta de satisfacción al final de cada taller para medir la efectividad de la sesión.
Equipo Prensa
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